Un anno di Kanban (Parte 1)

E così ad Extera ci troviamo a festeggiare un anno di Kanban. Cosa volete: ognuno ha le sue. Il punto di svolta è stato l’Agile Day di Ancona. Da allora il Post-it è diventato il nostro unico Dio. Le agenzie ad alto tasso di creatività come la nostra generalmente non brillano per coerenza ed efficacia di pensiero. Preferiamo di gran lunga l’adagio “non ti preoccupare, in qualche modo vedrai che ce la caveremo…”. Adagio azzardato per un’organizzazione complessa. La nostra digital agency ora conta più di venti persone stabili e un indotto di diversi collaboratori esterni, i progetti dei clienti sono sempre più articolati e invasivi, affidarsi solo alla creatività non basta. Forse non è mai bastato. Era tempo di una svolta. Qualche piccolo segnale? Quasi settanta progetti aperti contemporaneamente, clienti non soddisfatti, colleghi disorientati, date di consegna che implorano proroghe dei termini di consegna, tensioni e malcontenti.

La goccia che ha fatto traboccare il vaso? “Non ci stiamo più dentro”. La levata di scudi? “Adesso dobbiamo cambiare”. In un clima diviso tra panico e isteria si stava pian piano insinuando un nuovo temibile mantra: organizzazione, organizzazione, organizzazione… Organizziamoci, va bene. Come? Il nostro lungo e complesso cammino ci ha condotto innanzi a un enigmatico ideogramma.

No. Non è il tatuaggio di un calciatore. Il significato di questo simbolo giapponese è Kanban, ovvero “Insegna”. C’è una grande differenza per noi occidentali tra il termine utilizzato con l’iniziale maiuscola o meno. La kanban in un processo produttivo è comunemente un simbolo posto su un contenitore che una volta svuotato deve essere nuovamente riempito. Un esempio classico è quello del processo produttivo di Toyoya, che ha reso kanban famoso in tutto il mondo, adottando un sistema in grado di incrementare la produzione, ridurre i costi, evitare gli stock di magazzino, migliorare costantemente le performance. La Kanban “con la kappa maiuscola” identifica invece una rappresentazione grafica, sovente legata a un software, che indica in modo immediato oggetti e azioni di un flusso di lavoro. La versione più diffusa di Kanban si affida nella fattispecie a lavagne e l’uso di foglietti adesivi Post-it di vari colori.

La rivoluzione è partita. Alcuni vantaggi che abbiamo apprezzato usando Kanban?

  • Visualizziamo, misuriamo e gestiamo in modo più chiaro e immediato i flussi di lavoro;
  • Ci focalizziamo sulla produzione di obiettivi finiti all’interno di una giornata senza lasciare nulla in sospeso;
  •  Lavoriamo seguendo regole precise rendendo consapevole tutto il team di lavoro;
  • Operiamo insieme nell’ottica di un miglioramento continuo grazie a incontri di retrospettiva.

Inizia la scalata alla 3M, leader nella produzione di Post-it. Ecco come sono diventate le nostre pareti dopo la “Kanban Revolution”.

 

Il nostro grido di battaglia quando non siamo impegnati a raccogliere Post-it finiti per terra? “Stop starting, start finishing!”. Prima di iniziare un nuovo lavoro si finisce il precedente, una cosa per volta. Kanban evidenzia molto bene i flussi di lavoro. I prodotti non finiti sono ormai un ricordo del passato. Il caos dell’Era Pre-Agile non seguiva una logica sostenibile e ogni azione era guidata in modo confuso e arbitrario da urgenze impellenti di reparti molto diversi tra loro, con esigenze diverse dal punto di vista commerciale, amministrativo, creativo e produttivo. Sposi Kanban se sei stufo di tutto questo e sei in cerca di armonia. Dire “Io non lo sapevo” non è più plausibile, questo è un metodo che regala innanzitutto consapevolezza.

Con Kanban i flussi di lavoro diventano molto chiari e il passaggio di Post-it facilita pianificazione e monitoraggio statistico e organizzativo in tempo reale, individuando in modo efficace le cause dei blocchi e le code di lavoro identificate. Kanban non è una bacchetta magica: al team spetta il compito di risolvere la situazione.

Charles Darwin ci ricorda che “non è la specie più forte a sopravvivere, e nemmeno quella più intelligente ma la specie che risponde meglio al cambiamento”. Concetto indispensabile quando parliamo di comunicazione e marketing, anche in ambito digitale. Cosa cambia quindi per i nostri clienti? Ne parliamo nel prossimo articolo. Iscriviti alla nostra newsletter per scoprirlo.