La figura del Project Manager è una figura chiave all’interno di un’agenzia digitale. Da un lato un ruolo indispensabile che qualcuno deve necessariamente ricoprire per avere sotto controllo l’avanzamento dei progetti digitali, dall’altro una parte che deve interagire contemporaneamente con il team, il cliente e talvolta con attori secondari per portare a termine l’obiettivo. In Extera ogni progetto viene gestito proprio in questo modo attribuendo ad ogni cliente un pm di riferimento.
In questo articolo - che abbiamo adattato allo stile di un’opera shakesperiana - cerchiamo di raccontarvi i compiti, le difficoltà e le vicissitudini di un Project Manager che tra dubbi, introspezione e razionalità affronta le problematiche decisionali del suo ruolo nei confronti di un progetto digitale.
ATTO I – Project manager: chi è, cosa fa.
Entra in scena il project manager.
Pianificazione, progettazione, definizione dei ruoli e dei tempi, fase esecutiva e budget. Cerchiamo di conoscere meglio la figura del project manager attraverso i compiti che meglio caratterizzano il suo ruolo.
Il project manager:
- pianifica, organizza e monitora lo stato di avanzamento dei lavori attraverso report, Gannt o eventi calendarizzati;
- coordina le persone interne al progetto e ne definisce i ruoli;
- si interfaccia con il cliente per fornire - e talvolta ricevere - feedback sul progetto;
- garantisce che il progetto produca i risultati attesi rispetto ai kpi prefissati;
- monitora periodicamente il progetto in modo che vengano rispettate tempistiche e attività.
È una figura centrale all’interno della nostra agenzia dove i progetti sono numerosi e ognuno ha diverse tempistiche da rispettare e complessità a cui far fronte. Il project manager ideale è multidisciplinare e generalista: dovrebbe avvalersi del suo team di specialisti per le decisioni più ostiche in modo da essere supportato al bisogno ma allo stesso tempo indipendente per le questioni meno tecniche.
Troppi attori in una scena creano confusione.
ATTO II – Project manager e cliente, fianco a fianco
Entrano in scena il cliente, il project manager e il progetto.
Il primo step per la realizzazione di un progetto digitale è la definizione del progetto stesso attraverso la pianificazione di obiettivi, kpi e necessità.
Il project manager, chiave essenziale in questa fase, definisce con il cliente il piano di attività attraverso un lavoro ad iterazioni basato sullo sviluppo agile di cui abbiamo parlato in diverse occasioni.
Il progetto viene identificato come un personaggio a sé in questo racconto, perché possiede un suo ciclo di vita che lo rende inevitabilmente alleato del protagonista.
Il project manager è colui che definisce anche il calendario delle attività: sviluppo, grafica ma anche consegna del materiale da parte del cliente e confronti periodici. Il cliente lavora fianco a fianco del team, ed è infatti grazie al project manager che:
- è sempre aggiornato sull’avanzamento dei lavori;
- è reattivo nella fase decisionale che riguarda il suo intervento;
- è organizzato in caso di richiesta di materiale.
In altre parole il cliente è parte integrante del progetto, non potrebbe essere altrimenti
ATTO III– Project manager e team multidisciplinare, un dibattito organizzato
Entrano in scena il project manager, il graphic designer, i dev e il team web marketing.
È in questa fase che il project manager definisce il ruolo di ogni attore in scena e i tempi di apparazione. Graphic designer, developer, marketers tutti insieme per iniziare a definire il processo di realizzazione del progetto digitale. Talvolta possono sorgere pareri contrastanti tra i vari attori che però, grazie alla leadership del PM, placano in un amichevole dibattito per il bene del progetto stesso.
Il PM si impone da questo momento di tenere monitorati 3 valori fondamentali:
- il grado di salute del progetto, monitorato tramite kpi e avanzamento lavori;
- il grado di aderenza del progetto alle esigenze del cliente;
- il commitment del team, ovvero il grado di motivazione: il processo creativo è quello che ci permette di creare valore dove non c’è ed è quindi anche la motivazione stessa del team a permetterci di valutarne l’andamento.
ATTO IV – Affrontare le complessità di un progetto digitale
Entrano in scena la gestione e la disciplina del project manager.
Ogni project manager si sa, deve far fronte a problematiche e conflitti che possono verificarsi durante il corso del progetto. Di cosa stiamo parlando?
- conflitti interni: il team potrebbe predisporre un lavoro troppo minuzioso, impegnativo o estremamente creativo rispetto al budget a disposizione. È compito del pm quindi frenare le attività e ripristinare il loro corretto svolgimento;
- gestire e anticipare i rischi: ci sono problematiche che a causa di un mancato coordinamento tra pm, team e cliente possono essere evitate giocando d’anticipo. Controllo e pianificazione aiuteranno nella gestione.
- gestire le decisioni: spesso il team da solo, così come il cliente, non è in grado di prendere decisioni definitive. La figura del pm in questo caso veste un duplice ruolo, di consulente e mentore. Grazie alla sua esperienza, chiarezza della totalità del progetto e conoscenza, indirizza cliente e team verso la scelta più logica ed efficiente.
ATTO V – Project manager o project management questo è il dilemma
Entra in scena la razionalità del project manager.
Siamo giunti alla fine del racconto ed è quindi il momento di trarre le nostre conclusioni. Noi di Extera siamo fermamente convinti che il ruolo di project manager sia davvero fondamentale in ogni progetto digitale ed è per questo che ogni cliente ha una figura come questa a disposizione. In realtà crediamo che sia il project management in sé a dover essere un pilastro dell’agenzia, un’attitudine all’approccio di lavoro.
Noi abbiamo adottato questo metodo e se scegliessi Extera per il tuo progetto digitale te ne accorgeresti. Contattaci se pensi che il tuo progetto digitale abbia bisogno dell’organizzazione e della gestione di cui ti abbiamo parlato in questo articolo.
