PIM "plug & play" VS PIM con system integrator: le principali differenze
Nella scelta di una piattaforma di Product Information Management, così come nell’individuazione di qualsiasi software, non esiste la soluzione perfetta, ma quella adatta alle specificità dell’azienda. Negli oltre dieci anni di progettazione di applicativi PIM ci è capitato di aiutare diverse realtà, che avevano già adottato soluzioni di Product Information Management, a uscire da esperienze di PIM rivelatesi complicate e inefficaci. In tutti i casi, si trattava di complicazioni che si sarebbero potute evitare, visto che la scelta di introdurre un sistema come questo ha come primo beneficio proprio la semplificazione.
Abbiamo dunque pensato di raccogliere e condividere queste esperienze, in modo da aiutare sia chi si sta affacciando alla scelta di una soluzione PIM sia chi si è ritrovato in situazioni analoghe.
L’importanza della fase di analisi
Il concetto stesso di PIM riguarda il miglioramento del workflow aziendale, ovvero le procedure interne di generazione, gestione, mantenimento e divulgazione dei dati di prodotto, grazie alla centralizzazione dei dati. Se l’obiettivo di ottimizzazione è sempre il medesimo, la natura di ogni progetto PIM varia in base alle specifiche dell’azienda: numero e caratteristiche dei prodotti, fonti delle informazioni, canali da alimentare e procedure interne modificano in maniera sostanziale l’architettura della piattaforma di product information management.
Per questo motivo, prima dell’individuazione della soluzione PIM, è necessario innanzitutto comprendere a fondo ecosistema aziendale, flussi di lavoro e persone coinvolte attraverso una strutturata fase di analisi, gestita internamente o supportata da consulenti esterni che mettano in luce i punti nodali che impatteranno l’architettura della piattaforma. Workshop di discovery con i referenti aziendali coinvolti nel processo di gestione delle informazioni di prodotto sono fondamentali per mettere a fuoco le necessità ed assicurarsi che l’integrazione di un PIM abbia un impatto positivo, quindi che migliori il lavoro, semplificando i compiti e liberando tempo.
La scelta della soluzione PIM
Con l’avvio dei lavori, l’azienda si confronta con la scelta della soluzione: è in questo momento che le due tipologie di PIM, ovvero la soluzione SaaS in modalità “plug&play” e la soluzione su misura creata con il supporto di un’agenzia system integrator, si discostano prendendo due strade completamente diverse.
Le differenze tra un PIM plug&play ed uno custom con system integrator
Tipicamente SaaS (software-as-a-service) un PIM plug&play è un applicativo in licenza d’uso. Per sua natura si tratta quindi di un prodotto caratterizzato da un’offerta con pacchetti standard, nella quale sono presenti strumenti tipici di un applicativo di Product Information Management in una forma semplificata, fattore che permette al Vendor un controllo sulle risorse e sul loro utilizzo. Entrando nel dettaglio della modellazione dei dati di prodotto, ovvero dei campi che rappresentano tutte le informazioni sugli articoli dell’azienda, ovviamente nelle soluzioni SaaS essa è pre-costituita, tramite un preset circoscritto di possibilità, allo scopo di semplificare l’utilizzo.
Un system integrator, invece, non essendo vincolato a pacchetti standard imposti da vendor SaaS, può offrire una soluzione su misura, che rifletta sia l’ecosistema informativo che i processi aziendali. Tale libertà permette la scelta di soluzioni On-Premise da customizzare che, diversamente dalla tipologia SaaS, non sono vincolate ad un abbonamento e quindi diventano un asset aziendale. Non è possibile in questo caso contare sull’immediatezza di una soluzione “plug&play”, subito disponibile al pagamento di una licenza, ma è invece possibile beneficiare di una totale flessibilità, che permette la gestione dei dati di prodotto in una maniera fedele rispetto all’organizzazione aziendale, consentendo la modellazione delle informazioni senza vincoli di preset.
L'impatto del supporto tecnico in un progetto PIM
Le differenze tra queste due soluzioni determinano al contempo una condizione importante: il supporto.
L'offerta di un vendor, essendo di tipologia plug&play, è improntata su settaggi prestabiliti, ponendo il PIM come un applicativo a cui l'azienda deve adattarsi, con conseguenti limitate possibilità di personalizzazione, un po’ come accade per i gestionali (ERP). Questo scenario determina quindi anche le possibilità di supporto nel rapporto con il fornitore.
Per il system integrator, invece, il supporto è il presupposto dell’intero progetto. La scelta e creazione della piattaforma si basa, infatti, sull’analisi dell’ecosistema e del workflow dell’azienda, al fine di comprendere l'organizzazione e fornire soluzioni per favorire l'integrazione con gli altri sistemi aziendali e il miglioramento dei processi. In questi casi, quindi, l’introduzione dell’applicativo è sempre anticipata da workshop dedicati, a cui seguono confronti costanti al fine di personalizzare la soluzione.
PIM plug&play in pillole
-
Velocità di implementazione
Trattandosi di una soluzione SaaS su abbonamento e legata a pacchetti standard, un PIM di questo tipo ha il vantaggio di poter essere introdotto in azienda in tempi piuttosto brevi. -
Personalizzazione limitata
I PIM standardizzati non sempre riescono ad aderire alle varie particolarità con cui le aziende determinano i propri prodotti. Per adattarli, in alcuni casi servono interventi aggiuntivi con costi e tempistiche superiori a quanto previsto, in altri non sono proprio possibili, comportando quindi il vincolo all’utilizzo di una soluzione standard. -
Integrazione frammentaria
Le soluzioni plug&play si concentrano sulla installazione rapida, trascurando talvolta la connessione ottimale con i sistemi aziendali esistenti, obbligando una personalizzazione lato sistema terzo (es. l'ERP si deve adeguare all'unica modalità di integrazione messa a disposizione dal PIM). -
Costo definito
Se non si rendono necessarie personalizzazioni particolari, un PIM plug&play ha il vantaggio di rendere chiaro immediatamente il budget necessario all’implementazione della soluzione in azienda. -
Assistenza circoscritta
Quando il fornitore è il vendor stesso, si garantisce di norma un supporto tecnico di base per il corretto funzionamento della piattaforma, senza una guida consulenziale sull’intero ecosistema o sul processo di gestione del prodotto. -
Scalabilità non sempre possibile
L’espansione in nuovi mercati o canali di vendita può imporre modifiche non previste alla soluzione PIM plug&play, con un costo aggiuntivo, in alcuni casi anche non tecnicamente possibili.
PIM custom con system integrator
-
Analisi dei processi
Prima di proporre una soluzione, un team specializzato studia flussi interni, obiettivi di business e infrastruttura IT, così da costruire un PIM che si adatti ai workflow specifici dell’azienda e non viceversa, portando le best practice maturate nei progetti affrontati in precedenza. -
Tempi di implementazione maggiori
La creazione di una soluzione su misura comporta necessariamente tempi più lunghi rispetto a quelli dell’avvio di una soluzione SaaS. L’iniziale fase di analisi e il successivo sviluppo necessitano di alcuni mesi per arrivare alla creazione di un PIM customizzato sulle specificità dell’azienda. -
Integrazione su misura
Un grande valore del PIM risiede nella sua connessione continua ai sistemi di riferimento (ERP, CRM, DAM, marketplace). Un System Integrator può implementare queste integrazioni in modo metodico, garantendo consistenza dei dati e automazione dei processi. -
Costo iniziale maggiore
Rispetto ad una soluzione standard, lo sviluppo di una piattaforma PIM su misura comporta costi iniziali maggiori, consentendo però una customizzazione totale sin da subito, con conseguenti benefici in termini di ottimizzazione ed assenza di costi per personalizzazioni successive. -
Supporto e consulenza continua
Oltre all’implementazione iniziale, un system integrator può fornire assistenza evolutiva, formativa e strategica, verificando che il PIM resti efficace anche quando le esigenze cambiano. -
Scalabilità garantita
Una soluzione custom e progettata sulla base delle esigenze dell’impresa ha il vantaggio di poter crescere con l’azienda stessa, evitando migrazioni future e assicurando la tenuta del progetto anche in scenari di espansione.
Come dicevamo inizialmente, non esiste un'unica soluzione giusta ma è fondamentale valutare i bisogni specifici dell’azienda. Se da un lato una soluzione SaaS Plug&Play ha senza dubbio il vantaggio di una maggiore rapidità di implementazione, affidarsi a un system integrator, consulente in ogni fase del progetto, abilita la creazione di una soluzione su misura con integrazioni e interventi dedicati per fare in modo che il PIM rappresenti perfettamente le particolarità dei prodotti dell’azienda. Il nostro consiglio è, quindi, valutare attentamente le necessità dei team che beneficeranno di un PIM (solitamente Marketing, Prodotto, Tecnico e Commerciale) e scegliere la soluzione più adatta alle persone ed ai processi, ponendo particolare attenzione alle evolutive future, ovvero alle possibilità di utilizzo che un PIM abiliterà in azienda.